Yabancı Diller Yüksekokulu / Birim Sekreterliği |
|---|
BİRİM SEKRETERLİĞİ
Görev Tanımı:
Harran Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; yüksekokulun vizyonu, misyonu doğrultusunda eğitim ve öğretimi gerçekleştirmek için gerekli tüm faaliyetlerinin etkinlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak rasyonel bir şekilde yürütülmesi amacıyla idari ve akademik işleri Müdür ve Müdür Yardımcılarına karşı sorumluluk içinde yerine getirmek. Yüksekokulun tüm idari iş ve işlemlerinin yürütülmesinden sorumludur. Kurum içi ve kurum dışı yazışmaların yapılması, evrak kayıtlarının tutulması, toplantıların organize edilmesi ve üst yönetimle iletişimin sağlanması temel görevlerindendir.
Görev, Yetki ve Sorumlulukları:
Müdürün uygun görmesi halinde gerçekleştirme görevlisi olarak görev yapar.
Yüksekokulun üniversite içi ve dışı tüm idari işlerinin yürütülmesine katkı sağlar.
Yüksekokul Kurulu ve Yönetim Kurulu toplantılarında raportörlük görevini üstlenir.
Yüksekokuldaki idari personelin kişisel dosyalarının düzenli tutulmasını takip eder, gerektiğinde üst makamlara bilgi sunar.
Üst makamlarca talep edilen öğrenci bilgilerini temin ederek ilgili makamlara iletir.
Yüksekokula ait tüm iç ve dış yazışmaların yapılmasını, takibini ve kayıt altına alınmasını sağlar.
Öğretim elemanlarının ders içi ve ders dışı sorunlarının çözümünde destek olur, derslerin etkin yürütülmesi için gerekli desteği sağlar.
Öğrencilerin sağlık raporlarının ilgili birimlere ulaştırılmasını sağlar.
Öğretim elemanlarının ihtiyaç duyduğu ders araç-gereçlerini temin eder, bakım ve onarımlarını organize eder.
Yüksekokulda görev yapan idari, teknik ve yardımcı personel arasında iş bölümü yapar, denetim ve gözetim görevini yürütür.
Akademik ve idari personel ile ilgili mevzuatı takip eder, değişiklikleri izler.
Birimde güvenlik tedbirlerinin alınmasını sağlar.
Fiziki altyapının iyileştirilmesine yönelik projeler hazırlar.
Eğitim-öğretim ve sınav faaliyetlerinin güvenli şekilde yürütülmesi için gerekli hazırlıkları yapar.
Kurum, kuruluş ve şahıslardan gelen yazıları cevaplar veya cevaplandırılmasını sağlar.
Yüksekokul kurullarının gündemlerini hazırlar, kararların yazımını, onayını, dağıtımını ve arşivlenmesini sağlar.
Akademik ve idari personelin özlük hakları işlemlerinin yürütülmesini sağlar.
Bilgi Edinme Kanunu kapsamında gelen basit bilgi taleplerine cevap verir.
Yüksekokul öğrenci işlerinin düzenli yürütülmesini sağlar.
İdari personelin izinlerini, fakülte işleyişini aksatmayacak şekilde düzenler.
Yüksekokul Müdürünün imzasına sunulacak yazıları paraflar.
Yüksekokul için gerekli mal ve malzeme alımlarında taşınır kayıt kontrol işlemlerinin yapılmasını sağlar.
Görevlerini yerine getirirken gerekli araç ve gereçleri etkin şekilde kullanır.
İmza ve gerçekleştirme yetkisini kullanır.
Yüksekokul idari personelinin birinci sicil ve disiplin amiri olarak görev yapar.
Dosyalama, arşivleme ve belgelerin takibini sağlar.
Müdürlük tarafından verilen diğer görevleri yerine getirir.
Görevin Gerektirdiği Nitelikler:
657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu’nda ve 2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanunu’nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak.
Görevinin gerektirdiği düzeyde iş deneyimine sahip olmak.
Yöneticilik niteliklerine sahip olmak; sevk ve idare gereklerini bilmek.
Üniversite iç işleyişi, akademik-idari mevzuat ve kalite yönetim sistemleri hakkında bilgi sahibi olmak.
Faaliyetlerini en iyi şekilde sürdürebilmesi için gerekli karar verme ve sorun çözme niteliklerine sahip olmak.
Akademik ve idari personel ile etkili iletişim kurabilmek.
Kurum içi ve dışı yazışmaları doğru ve zamanında yürütebilmek.
Kurul toplantıları, sınav organizasyonları, öğrenci işleri gibi süreçleri koordine edebilmek.
Gerçekleştirme görevlisi ve imza yetkisi gibi idari yetkileri kullanabilecek yeterliliğe sahip olmak.
Disiplin amiri olarak personel yönetimi ve denetimi yapabilecek sorumluluk bilincine sahip olmak.
Planlama, organizasyon ve takip becerileri yüksek olmak.
Yüksekokul Müdürlüğüne karşı sorumluluk bilinciyle çalışmak.
Bilgisayar ve ofis programlarını etkin kullanabilmek (Word, Excel, EBYS vb.).
Evrak yönetimi, kurumsal iletişim, arşivleme ve resmî yazışma süreçlerinde ve belge yönetimi konularında deneyimli olmak.
Kamu kurumlarında yazışma ve protokol bilgisine sahip olmak.
Gerekli araç-gereçleri kullanma ve idari süreçleri dijital sistemlerle takip edebilme becerisine sahip olmak.
Yasal Dayanaklar:
2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanunu
Üniversitelerde Akademik Teşkilât Yönetmeliği
657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu
4734 Kamu İhale Kanunu
5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu
YÖK ve üniversite senatosu tarafından yayımlanan ilgili yönetmelik ve yönergeler
Harran Üniversitesi görev tanımları ve iç düzenlemeleri