Koordinatörlüğümüz her yıl değişime katılan öğrenci ve öğretim elemanlarının bilgilerini AB Komisyonu ve Türk Ulusal Ajansı veri tabanına endeksli Beneficiary Module adlı sistem üzerinden kayıt altına almaktadır. Ayrıca Erasmus Programına başvuru için gerekli olan başvuru belgeleri dosyalanmakta ve Devlet Arşiv Hizmeti Yönetmeliğine göre Başkanlığımızda muhafaza edilmektedir. 2022 Mayıs ayı itibariyle değişim faaliyetleri ilanları Ulusal Ajansın portalından (portal.ua.gov.tr) duyurular yapılarak başvurular e-devlet üzerinden kabul edilmektedir. Dolayısıyla yürütülen işlemlerde adayların ve seçilen faydalanıcıların bilgileri merkezi sistem üzerinde kayıt altına alınmaktadır.