• Başvuru Sırasında Takip Edilecek Adımlar

HARRAN ÜNİVERSİTESİ

GİRİŞİMSEL OLMAYAN TIBBİ ARAŞTIRMALAR ETİK KURULU

BAŞVURU SİSTEMİ KULLANIM KILAVUZU

 

Bu kılavuz, akademik çalışmalarınızın etik kurul onay süreçlerini dijital ortamda hızlı ve hatasız bir şekilde tamamlamanız için hazırlanmıştır.

 

Etik kurul karar toplantısı her 30 günde bir olmak üzere ilgili ayın ilk Çarşamba günü yapılmaktadır. Başvurular ONLİNE olarak yapılacak olup toplantı tarihinden önceki haftanın Salı gününe kadar alınacaktır.

1. ADIM: GİZLİLİK VE KVKK ONAYLARI

Sisteme ilk giriş yaptığınızda karşınıza bir “Gizlilik ve Çerez Politikası” penceresi gelecektir. Başvurunuzun güvenliği ve yasal süreçlerin işletilebilmesi için bu adımın tamamlanması zorunludur.

• KVKK Aydınlatma Metni: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında, verilerinizin nasıl işleneceğine dair bilgilendirmeyi okuyun ve ilgili kutucuğu işaretleyin.
• Çerez Politikası: Web sitesinin teknik olarak düzgün çalışabilmesi için gerekli olan çerez kullanımını onaylayın.
• Devam Etme: Her iki maddeyi de onayladıktan sonra “Kabul Ediyorum ve Devam Et” butonuna tıklayarak giriş ekranına ilerleyebilirsiniz.

Not: Bu onaylar, başvuru sahibinin dijital güvenliğini ve yasal haklarını korumak amacıyla bir defaya mahsus veya oturum bazlı olarak talep edilmektedir.

2. ADIM: SİSTEME GİRİŞ VE KİMLİK DOĞRULAMA

Onay aşamasından sonra yönlendirileceğiniz giriş ekranında iki farklı seçenek sunulmaktadır:

• e-Devlet ile Giriş (Önerilen): Üniversitemiz mensuplarının kimlik doğrulama süreçlerini en güvenli ve hızlı şekilde tamamlayabilmeleri için “e-Devlet ile Giriş” seçeneğini kullanmaları tavsiye edilmektedir. Kırmızı renkli bu butona tıkladığınızda standart e-Devlet kapısı kimlik doğrulama ekranına yönlendirileceksiniz.
• T.C. Kimlik No ve Parola: Eğer sisteme özel bir parolanız varsa, T.C. Kimlik numaranız ve şifrenizle de giriş yapabilirsiniz.
• Kayıt Olma: Sisteme ilk kez giriş yapacak ve e-Devlet dışı yöntemi seçecek kullanıcılar, sağ üst köşedeki “Kayıt Ol” butonunu kullanarak profillerini oluşturabilirler.

 

 

Dikkat Edilmesi Gerekenler:

• e-Devlet üzerinden giriş yapabilmek için T.C. vatandaşı olmanız gerekmektedir.
• Sistemle ilgili teknik bir sorun yaşamanız durumunda, girdiğiniz bilgilerin güncelliğini kontrol ediniz.

 

 

3. ADIM: KULLANICI PANELİ (ANA SAYFA) VE BAŞVURU TAKİBİ

Başarıyla giriş yaptıktan sonra sizi tüm başvuru süreçlerinizi tek bakışta görebileceğiniz dinamik bir “Ana Sayfa” karşılayacaktır.

Başvuru Özet Panelini Tanıma

Ekranın üst kısmındaki renkli kartlar, dosyalarınızın güncel durumunu gösterir:

• İncelemede (Sarı): Kurul tarafından değerlendirme sürecinde olan dosyalarınız.
• Onaylanan (Yeşil): Etik kurul onayını başarıyla almış projeleriniz.
• Reddedilen (Kırmızı): Uygun görülmeyen başvurularınız.
• Revize Gerekli (Mavi): Kurul tarafından düzeltme veya eksik tamamlama istenen dosyalarınız.

 

 

Hızlı İşlemler ve Navigasyon

Yeni bir başvuru başlatmak veya mevcut başvurularınıza ulaşmak için sağ taraftaki “Hızlı İşlemler” menüsünü kullanabilirsiniz:

• Yeni Başvuru: Yeni bir etik kurul başvuru formu doldurmak için bu butona tıklayın.
• Başvurularım: Daha önce yapmış olduğunuz tüm başvuruların detaylarını ve geçmişini görüntüleyin.

İpucu: Sol taraftaki menü çubuğundan “Aktif Dönemler” kısmını kontrol ederek güncel başvuru takvimine ulaşabilir, “Dilek/Öneri/Şikayet” kısmından ise sistemle ilgili geri bildirimlerinizi doğrudan başkanlığımıza iletebilirsiniz.

4. ADIM: BAŞVURU TAKİBİ VE REVİZE SİSTEMİ

“Başvurularım” sekmesinde dosyalarınızın güncel durumunu bir akış şeması üzerinden takip edebilirsiniz.

• Süreç Aşamaları: Başvurunuz sırasıyla Taslak, Atama Bekliyor, Üye İncelemede aşamalarından geçer ve sonunda Onay/Red/Revize kararı verilir.
• Revize Hakkı: Kurul tarafından düzeltme istendiğinde toplam 2 (iki) revize hakkınız bulunmaktadır. Bu haklar tükendiğinde başvurunuz hakkında kesin karar verilir. Bu nedenle düzeltmeleri dikkatle yapmanız önemlidir.

 

5. ADIM: YENİ BAŞVURU OLUŞTURMA VE KURALLAR

Yeni bir başvuru süreci 4 ana aşamadan oluşur:

1. Dönem Seçimi,

2. 12 Adımlı Form,

3. Dosya Yükleme,

4. Son Kontrol.

Temel Başvuru Kuralları:

• Format: Sisteme sadece PDF formatında dosya yüklenmelidir.
• Boyut: Yüklenen her bir dosyanın boyutu maksimum 10MB olabilir.
• Sınır: Bir araştırmacı, bir dönem içinde en fazla 1 (bir) adet bireysel araştırma başvurusu yapabilir. Tez çalışmalarında sınırlama bulunmamaktadır.

Uyarı: “Dönem seçimi zorunludur.”

Bu uyarı, dönem seçmeden “Başvuru Oluştur” butonuna basıldığında ekranda görünür. Sistem, başvuruyu başlatmaz ve dönem seçmenizi ister.

 

Ne yapmalısınız?

1. “Başvuru Dönemi Seçimi” bölümünden uygun dönemi işaretleyin.
2. Ardından Başvuru Oluştur butonuna tıklayın.

Not: Dönem seçimi yapılmadan başvuru oluşturulamaz.

 

6. ADIM: 12 ADIMLI FORM

Dönem seçimi yapıp “Başvuru Oluştur” butonuna tıkladıktan sonra sistem, başvurunuzu oluşturur ve sizi 12 adımlı başvuru formuna yönlendirir. Aşağıdaki adımlar sırasıyla tamamlanmalıdır.

Adım 1: Araştırma Bilgileri

Bu ekran, başvuru formunun ilk adımıdır. Araştırmanın temel bilgileri bu alanda tanımlanır.

Araştırma Adı (zorunlu): Araştırmanızın konu ve kapsamını net bir şekilde yansıtan başlık yazınız.

Araştırmanın Halka Yönelik Adı (zorunlu): Kısaltma ve teknik terimler kullanılmamalı. Retrospektif çalışma için gerekli değildir.

Araştırmanın İngilizce Adı (zorunlu): Kısaltma kullanılmamalı ve araştırma amacını yansıtmalı.

Araştırmanın Niteliği (zorunlu): Açılır listeden araştırmanızın türünü seçiniz.

Kaydetme ve ilerleme seçenekleri:

• Kaydet: Girilen bilgileri kaydeder ve aynı ekranda kalmanızı sağlar.
• Kaydet ve Devam Et: Bilgileri kaydeder ve bir sonraki adıma geçirir.
• İptal: Bu aşamadan çıkış yapar.

Not: Zorunlu alanlar doldurulmadan bir sonraki adıma geçilemez.

Adım 2: Araştırmacı ve Danışman Bilgileri

Bu adımda araştırma ekibinde yer alan kişiler başvuruya eklenir. Sorumlu araştırmacı ve diğer araştırmacı rolleri bu ekranda tanımlanır.

Araştırmacı ekleme işlemi

1. Araştırmacı Ara alanına kişinin adı-soyadı veya e-posta bilgisini yazınız.
2. Çıkan listeden ilgili kişiyi seçiniz.
3. Pozisyon alanından kişinin rolünü seçiniz.
4. Ekle butonuna tıklayınız.

Eklenen araştırmacılar: Eklediğiniz kişiler “Eklenen Araştırmacılar” bölümünde listelenir. Liste boşsa ekranda “Henüz araştırmacı eklenmedi” uyarısı görünür.

Önemli: Başvuruda en az bir sorumlu araştırmacı bulunmalıdır. Pozisyonların açıklamaları sağdaki “Yardım” alanında yer almaktadır.

 

Adım 3: Destek Kurumları

Bu adımda araştırmanın herhangi bir kurum veya kuruluş tarafından desteklenip desteklenmediği seçilir. Bu bilgi, değerlendirme süreci açısından önemlidir.

Destek türü seçimi: Araştırmanız için uygun olan seçeneği işaretleyiniz:

• Destek alınmayacak: Araştırma için herhangi bir destek yoksa seçiniz.
• Üniversite Desteği: Üniversite içi destekler (BAP vb.) için seçiniz.
• TÜBİTAK Desteği: TÜBİTAK destekli çalışmalar için seçiniz.
• Uluslararası Destek: Yurt dışı kurum veya kuruluş destekleri için seçiniz.
• Diğer: Yukarıdaki kategoriler dışında kalan destekler için seçiniz.

 

 

 

 

Not: Araştırmanız destek almıyorsa mutlaka “Destek alınmayacak” seçeneği işaretlenmelidir.

Seçimi yaptıktan sonra Sonraki Adım butonu ile devam ediniz.

Adım 4: Veri Toplama

Bu adımda veri toplama sürecinin tarihleri ve veri toplama yapılacak alanlar belirtilir. Bilgilerin açık ve tutarlı girilmesi önemlidir.

 

 

 

 

 

Veri toplama tarihleri (zorunlu)

• Başlama Tarihi: Veri toplama sürecinin başlayacağı tarih.
• Bitiş Tarihi: Veri toplama sürecinin tamamlanacağı tarih.
   

Veri toplayacağınız alanları eklemek için:

1. Araştırmanın yapılacağı alan seçimi yapınız.
2. Alan adı alanına yer bilgisini yazınız (kurum adı, il/ilçe vb.).
3. Ekle butonuna tıklayınız.

Birden fazla lokasyon varsa aynı yöntemle birden fazla alan ekleyebilirsiniz.

 

 

Adım 5: Araştırma Amacı & Konusu

Bu adımda;

Araştırma Amacı: Araştırmanızın temel hedefini, hangi soruları yanıtlamaya çalıştığınızı ve neden bu çalışmayı yapmak istediğinizi açık bir dille yazınız.

Araştırmanın Konusu: Çalışmanızın bilim dünyasına ve topluma nasıl katkı sağlayacağını, hangi ihtiyaçları karşılayacağını belirtiniz.

Araştırmanın Tipi: Araştırmanızın türüne uygun olan içerik seçeneklerini işaretleyiniz.

 

Araştırmanın İçeriği: Araştırmanızın türüne uygun olan içerik seçeneklerini işaretleyiniz. Birden fazla seçenek seçebilirsiniz.

 

 

Adım 6: Yöntem ve Araçlar

Bu adımda araştırmanın yöntemi özetlenir, araştırma zamanlaması ve veri toplama araçları seçilerek ilgili dosyalar yüklenir.

 

Araştırma Yöntemi (zorunlu seçim): Nicel, nitel veya karma yöntem yaklaşımınızı, araştırma deseninizi ve veri analiz tekniklerinizi belirtiniz.

Araştırmanın Zamanlanması (zorunlu seçim): Çalışmanın yürütüleceği zaman aralığına göre uygun seçenek işaretlenir.

Veri Toplama Araçları (zorunlu seçim): Kullanacağınız tüm araçları seçiniz ve dosyalarını yükleyiniz. Bu araçlar etik değerlendirmede incelenecektir.

Araç dosyaları yükleme (zorunlu): Bu adımda en az 1 adet izin belgesi / form / test / anket dosyası yüklenmelidir.

• Dosya formatı: Sadece PDF
• Dosya boyutu: En fazla 10MB

Yükleme için:

1. Dosyayı Seçin alanından PDF dosyasını seçiniz.
2. Dosya Açıklaması alanına kısa bir açıklama yazınız.
3. Yükle butonuna tıklayınız.

Araçlar hakkında ek bilgiler (isteğe bağlı): Kullanılan araçların geliştirilme süreci, geçerlik-güvenirlik bilgileri, kullanım koşulları gibi ek açıklamalar bu alana yazılabilir.

 

Adım 7: Katılımcı Kitlesi

Hedeflenen Katılımcı Sayısı: Araştırmanızın amacına uygun, istatistiksel olarak anlamlı sonuçlar elde edebileceğiniz katılımcı sayısını belirtiniz.

Katılımcı Grupları: Araştırmanıza katılacak kişilerin Yaş/Cinsiyet gruplarını ve özel durumlarını seçiniz (birden fazla seçim yapabilirsiniz).

Özel Koşullar: Katılımcılar için gerekli özel koşulları, sınırlamaları ve dikkat edilmesi gereken durumları belirtiniz.

Dahil Etme ve Dışlama Kriterleri: Araştırmaya dahil edilme ve dışlama kriterleri detaylı bir şekilde belirtiniz.

Kontrol Grubu: Araştırmada kontrol grubu bulunacaksa özelliklerini açıklayınız, kontrol grubu bulunmayacaksa belirtiniz.

 

 

BU BİLGİLERİ EKSİKSİZ DOLDURDUKTAN SONRA SAĞ ALTTA SONRAKİ ADIMA GEÇİNİZ LÜTFEN

 

Adım 8: Gizlilik ve Veri Güvenliği

Bu adımda araştırmanın gizlilik durumu seçilir. Araştırmada hassas veri olup olmadığına göre uygun seçenek işaretlenmelidir.

Araştırmanın gizlilik durumu: Aşağıdaki seçeneklerden biri seçilir:

• Gizli değil: Araştırma verileri ve sonuçlar gizlilik gerektirmez. Katılımcı kimlik bilgileri korunarak paylaşım yapılabilir.
• Gizli: Araştırma hassas bilgi içerir ve özel gizlilik önlemleri gerektirir.

Güvenlik kontrol listesi: Sağ bölümde yer alan kontrol listesi, gizlilik ve güvenlik başlıklarında tamamlanan unsurları gösterir.

 

Adım 9: Sağlık ve Güvenlik Durumu

Bu adımda, araştırmanın katılımcılar için fiziksel veya ruhsal bir risk oluşturup oluşturmadığı belirtilir. Sistem, seçiminize göre risk değerlendirmesini otomatik olarak günceller.

1. “Fiziksel veya ruhsal tehdit içermiyor” seçeneğini, çalışmanız katılımcılar için herhangi bir fiziksel ya da ruhsal risk oluşturmuyorsa işaretleyiniz.
2. Çalışmanız katılımcılar açısından risk barındırıyorsa “Fiziksel veya ruhsal tehdit içeriyor” seçeneğini seçiniz. Bu durumda, çalışmanızın risk türünü ve alınacak önlemleri ilgili alanlarda açıklayınız.
3. Sayfanın sağ bölümünde yer alan Risk Değerlendirmesi alanından risk seviyesi ve seçilen risk türleri takip edilebilir.
4. İşlemi tamamladıktan sonra “Sonraki Adım” butonuna tıklayınız.

 

Adım 10: Gerekli Belgeler

Bu adımda, başvuru için gerekli belgeler sisteme yüklenir. Belgeler yalnızca PDF formatında ve en fazla 10 MB olacak şekilde yüklenmelidir. Sistem yükleme durumunu sağ bölümde otomatik olarak gösterir. Ayrıca en altta Belge kontrolünde yüklenen belgenizin soluna yeşil tik atar.

Zorunlu Belgeler (5 Adet)

1. Başvuru Formu (Islak İmzalı)

2. Başvuru Dilekçesi (Islak İmzalı)

 3. Taahhütname (Islak İmzalı)

 4. Bilgilendirilmiş Gönüllü Onam Formu

 5. İKU / İLU Belgesi (Islak İmzalı)

 6. HELSİNKİ Bildirgesi (Islak İmzalı)

Ayrıca çalışmanın içeriğine göre gerekli durumlarda aşağıdaki belgeler yüklenmelidir;

Bilgilendirilmiş Gönüllü Çocuk/Ebeveyn Onam Formu

Kurum Onay Formu

Araştırma Bütçesi Belgesi

Ek belgeler

En altta beyan ettiğinize dair kutucuğu işaretleyerek alt sağ taraftan sonraki adına geçiniz lütfen

 

Adım 11: Referanslar ve Kaynaklar

Bu adımda, araştırmanın bilimsel dayanağını oluşturan en az 3 en fazla 20 kaynak sisteme girilir. Kaynaklar, etik kurul değerlendirmesinde çalışmanın bilimsel temelini görmeye yardımcı olur.

1. Literatür ve Referanslar alanına araştırmanızda yararlandığınız kaynakları yazınız. Kaynakları mümkün olduğunca APA formatında düzenleyiniz.
2. Kaynak listeniz uzunsa, referansları ayrı bir dosya olarak “Referans Dosyası (PDF, Max 10MB)” bölümünden yükleyiniz.
3. Gerekli görmeniz halinde Ek Bilgiler ve Notlar alanına kaynaklara erişimle ilgili açıklamalar veya ek bilgiler ekleyiniz.
4. Referans Kalite Kontrol İşlemi tamamladıktan sonra “Son Adım” butonuna tıklayınız.

 

Adım 12: Bilgilerin Kontrolü ve Başvuru Tamamlama

Bu adım, başvurunun gönderilmeden önce son kez kontrol edildiği ve “Etik Kurul Değerlendirmesi” sürecine resmi olarak iletildiği aşamadır. Bu ekranda, önceki adımlarda girdiğiniz bilgiler özet halinde görüntülenir ve gerekli onay kutucukları işaretlenmeden başvuru gönderilemez.

Detaylı Bilgi Özeti (Özet Ekranı): Ekranın orta bölümünde “Detaylı Bilgi Özeti” alanı yer alır. Burada 1’den 11’e kadar tüm adımlar başlıklar halinde listelenir.

• Her başlığın sağındaki ok simgesine tıklayarak ilgili adımı açıp detayları kontrol edebilirsiniz.
• Hatalı veya eksik bilgi görürseniz, ilgili başlığa tıklayıp kontrol ettikten sonra sayfanın altındaki “Önceki Adım” butonu ile geri dönerek düzeltme yapabilirsiniz.

Sağ bölümde yer alan “Başvuru Durumu” kutusunda başvurunun genel durumu özetlenir:

• Tamamlanma Oranı
• Tamamlanan Adımlar
• Yüklenen Dosyalar
• Onay Durumu

Onay ve Beyanlar (Zorunlu): Başvuruyu gönderebilmek için “Onay ve Beyanlar” bölümündeki kutucukların işaretlenmesi gerekir. Bu alanda yer alan beyanlar şunlardır:

• Bilgilerin Doğruluğu: Bu formda verdiğim tüm bilgilerin doğru ve eksiksiz olduğunu beyan ederim.
• Etik Kurallara Uygunluk: Araştırmamı etik kurallara uygun olarak yürüteceğimi ve katılımcıların haklarını koruyacağımı taahhüt ederim.
• Sorumluluk: Araştırmanın tüm aşamalarından sorumlu olduğumu ve etik kurul kararlarına uyacağımı kabul ederim.
• Belgelerin Geçerliliği: Yüklediğim tüm belgelerin geçerli ve güncel olduğunu, gerektiğinde orijinallerini sunabileceğimi beyan ederim.
• Değişiklik Bildirimi: Araştırma sürecinde önemli değişiklikler olması durumunda etik kurulu bilgilendireceğimi taahhüt ederim.

Son Kontrol (Zorunlu): Sayfanın alt kısmında “Son Kontrol” alanı bulunur. Bu bölümde aşağıdaki kontroller işaretlenmeden başvuru gönderimi tamamlanmaz:

• Tüm bilgileri kontrol ettim ve doğru olduğunu onaylıyorum
• Gerekli tüm belgeleri yüklediğimi kontrol ettim
• Başvurumu göndermeye hazır olduğumu onaylıyorum

Tüm kutucuklar işaretlendikten sonra sağ altta yer alan “Başvuruyu Tamamla ve Gönder” butonuna tıklayınız.

 

7. ADIM: BAŞVURUYU GÖNDERME ONAYI

“Başvuruyu Tamamla ve Gönder” butonuna bastığınızda sistem, gönderim öncesi son bir onay penceresi açar.

Bu pencerede:

• Başvurunun etik kurul sekreteryasına iletileceği
• Değerlendirme süreci hakkında e-posta ile bilgilendirme yapılacağı
• Başvuru durumunun sistem üzerinden takip edilebileceği
  bilgileri yer alır.

Önemli: Bu işlem sonrasında başvuru formunuzda değişiklik yapamazsınız.

Devam etmek için “Evet, Gönder”, vazgeçmek için “İptal” butonunu seçiniz.

 

8. ADIM: Başvuru Başarıyla Tamamlandı

Başvurunuz başarıyla gönderildiğinde sistem, “Başvuru Başarıyla Tamamlandı” ekranına yönlendirir. Bu ekranda:

• Protokol No
• Teslim Tarihi
• Araştırma Adı
• Durum (ör. Teslim Edildi)
  bilgileri görüntülenir.

Ayrıca “Sonraki Adımlar” bölümünde başvurunun ilerleyişi aşamalar halinde listelenir:

• Başvuru Teslimi (Tamamlandı)
• Sekreter İncelemesi
• Üye Değerlendirmesi
• Kurul Onayı

Başvurunuzu takip etmek için sayfanın altındaki “Başvurularım” butonunu kullanabilirsiniz. Ana ekrana dönmek için “Ana Sayfa” butonuna tıklayabilirsiniz.