E-İmza Ön Başvuru, Ön Başvurunun Yapılması, Kamusm Online İşlemlerden Formun Doldurulup Gönderilmesi ve E-imzanın Aktifleştirilmesi ile İlgili Adımlar
- EBYS Üzerinden Talebin İletilmesi:
Personel, EBYS (Evraka) sistemi üzerinden E-İmza Başvuru Formu’nu doldurarak Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’na gönderir.
E-imza ön başvuru formu: https://harranedutr-my.sharepoint.com/:w:/g/personal/kalite_harran_edu_tr/EdZl5rylDOVAsIPqlRZYecEBwLpvre9Na00epG91uQOQKQ?e=ORPMms
- Kurum Tarafından Ön Başvuru Yapılması:
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’na ulaşan başvuru formuna istinaden, yetkili birim tarafından Kamu SM sistemi üzerinden kişi adına ön başvuru kaydı oluşturulur.
- E-Posta Bildiriminin Alınması:
Ön başvuru yapıldıktan sonra personelin kurumsal e-posta adresine Kamu SM tarafından "Ön başvurunuz yapılmıştır" bilgilendirme maili iletilir.
- Kamu SM Portalına Giriş Yapılması:
Gelen maildeki bağlantı takip edilerek Kamu SM Online İşlemler portalına erişilir. Giriş ekranında;
-
- Mevcut geçerli e-imzası olanlar "E-İmza" seçeneğini,
- E-imzası olmayanlar ise "E-Devlet" seçeneğini tıklayıp ardından İnternet Bankacılığı yöntemini seçerek sisteme giriş yapar.
- Başvuru Formunun Doldurulması:
Sisteme giriş yapıldıktan sonra sırasıyla NES İşlemleri ➔ Bireysel İşlemler ➔ Başvuru İşlemleri ➔ Başvurularım ➔ NES Başvuruları adımları izlenerek sistemde bekleyen başvuru formu doldurulur.
- Formun Onaylanması ve İletilmesi:
Form doldurulduktan sonra onay süreci üç farklı yoldan biriyle tamamlanır:
-
- E-İmza ile Onay: Mevcut geçerli e-imzanız varsa, form sistem üzerinden e-imza ile imzalanarak doğrudan Kamu SM’ye iletilir.
- E-Onay ile Onay: E-imzanız olmasa bile sistemde E-Onay seçeneği aktifse, form sistem üzerinden elektronik onay verilerek Kamu SM’ye gönderilir.
- Islak İmza ile Teslimat: E-imzanız yoksa veya E-Onay seçeneği açık değilse, sistemden başvuru formunun çıktısı alınır, mavi tükenmez kalemle ıslak imza atılarak EBYS (Evraka) Birimi’ne teslim edilir. (İşlemi acil olan kullanıcılar, formun altında yer alan adrese kargo ücretini kendileri ödemek koşuluyla doğrudan kargo ile gönderebilirler.)
- Kargo Teslimatı:
Kamu SM tarafından e-imzanız üretildikten sonra başvuru esnasında belirttiğiniz adrese kargo ile gönderilir.
- PIN Kodu Oluşturma ve Aktivasyon:
E-imzanızı teslim aldığınızda kullanıma başlayabilmek için yeni bir PIN kodu almanız gerekir.
-
- Yine Kamu SM Online İşlemler portalına giriş yapılarak Bireysel İşlemler ➔ PIN Oluşturma / Kilit Çözme menüsüne girilir.
- Ekranda yer alan 3. adımda belirtilen Java uygulamasını (.jnlp uzantılı dosya) indirip çalıştırarak PIN kodunuzu oluşturabilirsiniz.
- (Bilgisayarınızda Java yüklü değilse java.com/tr/download adresinden önceden kurmanız gerekmektedir.)
- İlerleyen zamanlarda PIN kodunuzu unuttuğunuzda da yine bu menüyü kullanarak yeni bir PIN kodu oluşturabilirsiniz.
EVRAKA EBYS Sisteminden E-imza Ön Başvuru Formunu Hazırlama
Kılavuzun Amacı: Bu kılavuz, Harran Üniversitesi EVRAKA (EBYS) Sisteminde Nitelikli Elektronik Sertifika (E-İmza) başvuru evrakının eksiksiz ve doğru bir şekilde oluşturulması, onay akışının düzenlenmesi, ilgili birime sevk edilmesi ve eklerin yüklenerek sürecin başlatılması adımlarını ekran görüntüleriyle açıklamaktadır.
ADIM 1 Belge Hazırlama Modülüne Giriş
EVRAKA ana sayfasına giriş yapıldıktan sonra, sistemin sağ üst köşesinde yer alan "BELGE HAZIRLAMA" butonuna tıklanır.
ADIM 2 Belge Tipinin Seçilmesi
Açılan Belge Hazırlama ekranında Temel Belge başlığı altında yer alan Belge Tipi açılır menüsünden "Yazı" seçeneği tercih edilir.
ADIM 3 Temel Belge Bilgileri ve Metin İçeriğinin Doldurulması
Evraka ait zorunlu alanlar ve talep metni aşağıdaki gibi eksiksiz doldurulur:
- Belge Tipi: Yazı
- Konu: E-imza Başvurusu (Ad Soyad)
- Standart Dosya Planı: 710 - E-Uygulamalar
- Saklama Planı: C2 (20) - 20 Yıl (Otomatik gelir)
- Gizlilik: TASNİF DIŞI
Editör Alanına Yazılacak Metin:
"Birimimizde yürütülmekte olan resmi iş ve işlemler ile Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) süreçlerinde kullanılmak üzere adıma Nitelikli Elektronik Sertifika (e-imza) tahsis edilmesi için gerekli işlemlerin başlatılmasını arz/rica ederim."
ADIM 4 Onay Akışı Paneline Geçiş
Ekranın sağ tarafında bulunan "Onay Akışı" panelinin sağ üst köşesindeki kalem (Düzenle) butonuna tıklanarak onay zinciri belirleme ekranına geçilir.
ADIM 5 Onay Akışının (Paraf ve İmza Yetkilileri) Tanımlanması
Açılan Onay Akışı penceresinde:
- 1. Sıra (Paraf): Görevli Kişi alanına belgenin hazırlayıcısı olarak kendinizi eklenir.
- 2. Sıra (İmza): Görevli Kişi alanına birim amirinizi (Dekan, Müdür, Daire Başkanı vb.) eklenir
- İdari personel e-imza başvurusunda imza kısmını genel sekreter olarak seçmelidir.
ADIM 6 Dağıtım Bilgileri Paneline Geçiş
Onay akışı tanımlandıktan sonra belgenin gönderileceği birimi seçmek için "Dağıtım Bilgileri" panelindeki kalem (Düzenle) butonuna tıklanır.
ADIM 7 Dağıtım Yeri Tipinin Belirlenmesi
Belge Dağıtım Bilgileri Ekle / Güncelle penceresinde:
- Dağıtım Türü: Gereği işaretlenir.
- Dağıtım Yeri Tipi: Açılır menüden Birim seçeneği tercih edilir.
ADIM 8 Hedef Birimin Seçilmesi (EVRAKA-EBYS Birimi)
Açılan Birim Arama penceresinde kurum hiyerarşisi üzerinden ilgili birim bulunur. E-imza başvuruları için "Bilgi İşlem Daire Başkanlığı" altındaki "EVRAKA-EBYS Birimi" seçilerek Tamam butonuna basılır.
ADIM 9 Dağıtım Bilgisinin Kaydedilmesi
Dağıtım Yeri Tipi "Birim", Gönderim Tipi "EDBYS" olarak geldikten sonra sol alt tarafta bulunan "Kaydet" butonuna basılır.
ADIM 10 Dağıtım Listesinin Kontrolü ve Kapatılması
Kaydedilen dağıtım bilgisi tablonun alt listesine eklenir. Kontrol edildikten sonra "Kapat" butonuna tıklanarak pencere kapatılır.
ADIM 11 Belge Ek/İlgi Türünün Seçilmesi
E-imza başvuru formunu veya ek belgesini yüklemek için Belge Ek/İlgi Bilgileri ekranı açılır. Ek/İlgi Tipi alanından "Ek" seçeneği seçilir. Linkteki form bilgisayar ortamında eksiksiz doldurulup ek olarak eklenir.
E-imza başvuru formu linki: https://harranedutr-my.sharepoint.com/:w:/g/personal/kalite_harran_edu_tr/EdZl5rylDOVAsIPqlRZYecEBwLpvre9Na00epG91uQOQKQ?e=ORPMms
ADIM 12 Bilgisayardan Ek Dosyanın Yüklenmesi
Açılan iletişim penceresinde "+ Bilgisayar" butonuna tıklanarak bilgisayardaki ilgili dosya (E-imza başvuru formu) seçilir ve sisteme aktarılır.
ADIM 13 Ek Dosyanın Onaylanıp Kaydedilmesi
Yüklenen dosya listede görüntülendikten sonra sol alttaki "Kaydet" butonuna tıklanarak ek dosya belgeye bağlam olarak kaydedilir.
ADIM 14 Genel Kontrol ve Evrak Sürecinin Başlatılması
Ana ekran üzerindeki tüm alanlar son kez kontrol edilir:
- Temel Bilgiler: Konu, Dosya Planı ve Editör Metni tam mı?
- Onay Akışı: Paraf (kendi kullanıcınız) ve İmza (birim amiriniz) eklendi mi?
- Dağıtım Bilgileri: EVRAKA-EBYS Birimi eklendi mi?
- Belge Ekleri: İlgili ek(e-imza ön başvuru formu) eklendi mi?
Tüm kontroller sağlandıktan sonra sağ alt köşedeki "Önizleme" ile belge kontrol edilebilir veya "Süreç Başlat" butonuna basılarak e-imza başvuru evrakı resmi onay sürecine sokulur.
Önemli Notlar ve Kontrol Listesi
- Konu Başlığı: Adınızı ve soyadınızı konu alanında parantez içinde belirtmeyi unutmayınız (Örn: E-imza Başvurusu (Mehmet ATLI)).
- Dosya Planı: Standart Dosya Planı kodunun 710 - E-Uygulamalar olarak seçiniz.
- Onay Zinciri: Parafçı sırasına kendinizi, İmza sırasına birim amirinizi (Dekan/Müdür/Daire Başkanı) doğru sırayla ekleyiniz.
- Hedef Birim: Dağıtım biriminin Bilgi İşlem Daire Başkanlığı -> EVRAKA-EBYS Birimi olarak seçildiğini doğrulayınız.
Kamu SM Online İşlemlerden e-İmza Başvuru Tamamlama Kılavuzu
Adım 1: Sisteme Giriş
Kamu SM Online İşlemler sayfasına gidin ve Giriş butonuna tıklayın.
Adım 2: Kimlik Doğrulama Yöntemi
Açılan ekranda e-Devlet sekmesini seçin ve e-Devlet Kapısına Git butonuna tıklayın.
Adım 3: Banka Aracılığıyla Giriş
Giriş yöntemlerinden İnternet Bankacılığı sekmesine geçiş yapın. Listeden hesabınızın bulunduğu bankayı seçerek e-Devlet girişinizi tamamlayın.
Adım 4: NES İşlemleri
Sisteme giriş yaptıktan sonra ana sayfada yer alan NES İşlemleri (Nitelikli Elektronik Sertifika) kutucuğuna tıklayın.
Adım 5: İşlem Türü Seçimi
Açılan ekranda sol tarafta bulunan Bireysel İşlemler seçeneğiyle ilerleyin.
Adım 6: Başvuru Menüsü
Menü içerisindeki Başvuru İşlemleri kutucuğuna tıklayın. (Not: PIN unutma durumlarında altındaki kilit çözme ekranı kullanılır).
Adım 7: Başvuru Takibi
Sağ tarafta bulunan Başvurularım seçeneğine tıklayarak kurumunuz tarafından açılan kayıtları listeleyin.
Adım 8: Sertifika Türü
Sertifika tipini belirlemek için NES Başvuruları (e-imza) butonuna tıklayın.
Adım 9: Form Onayına Geçiş
Listelenen başvurularda durumu "Başvuru Formu Bekleniyor" olan kaydı bulun ve sağ taraftaki Başvuruyu Tamamla linkine tıklayın.
Adım 10: Başvuruyu Tamamlama
Açılan Başvuru Detay Formu ekranındaki bilgileri kontrol edin ve en altta bulunan Başvuruyu Tamamla butonuna basarak işlemi sonlandırın.
Adım 11: Başvuru ve Kimlik Bilgilerinin Doldurulması
- Ürün Bilgileri kısmındaki "Sertifikanız İnternetten Yayınlansın Mı?" seçeneğini varsayılan haliyle Hayır olarak bırakın.
- Kimlik Bilgileri alanında doğum tarihinizi girip diğer bilgilerinizi kontrol edin.
- İletişim Bilgileri bölümünde e-posta, cep telefonu ve operatör bilgilerinizi eksiksiz doldurun.
Adım 12: Kurum ve Teslimat Bilgileri
- Kurum Bilgileri alanında çalıştığınız birim ve ünvan gibi zorunlu alanları doldurun.
- Teslimat Bilgileri alanında kartınızın gönderilmesini istediğiniz ilçe, mahalle ve açık adres bilgilerini girerek Devam butonuna tıklayın.
Adım 13: SMS Onay Kodu
- Belirttiğiniz cep telefonu numarasına gelen SMS onay kodunu ekrandaki kutucuğa girin.
- Onay butonuna tıklayarak e-imza başvuru sürecini tamamen sonlandırın.
Sorularınız için: Bilgi İşlem Daire Başkanlığı