Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Programı Bilgi Yönetim Sistemi
Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Programı, eğitim-öğretim, araştırma, idari ve kalite süreçlerini etkin bir şekilde yürütmek amacıyla Bilgi Yönetim Sistemi yaklaşımını benimsemektedir. Bilgi yönetim sistemi; verilerin düzenli toplanmasını, işlenmesini, saklanmasını, paylaşılmasını ve karar süreçlerinde etkin kullanılmasını sağlayan bir yapıyı ifade eder.
1. Amaç ve Kapsam
- Programın tüm akademik ve idari faaliyetlerine ilişkin bilgilerin güvenilir, güncel ve erişilebilir şekilde yönetilmesi,
- Öğrenciler, öğretim elemanları, idari personel ve paydaşlar için bilgiye hızlı erişim sağlanması,
Kalite güvence süreçlerinde veri temelli karar alma mekanizmalarının güçlendirilmesi.
2. Temel Bileşenler
Kalite Yönetim Bilgi Sistemi (KYBS): Programın stratejik planlama, performans yönetimi, iyileştirme faaliyetleri ve akreditasyon sürecine ilişkin verilerin toplandığı ve izlendiği dijital sistemdir.
Öğrenci Bilgi Sistemi (OBS): Öğrencilerin ders kayıtları, sınav notları, danışmanlık bilgileri ve akademik ilerleme durumlarının yönetildiği platformdur.
Personel Bilgi Sistemi (PBS): Personel takip süreçlerinin yönetildiği sistemdir.
Harcama Yönetim Sistemi: Personel, mali ve idari süreçlere ilişkin verilerin güvenli şekilde saklandığı ve raporlandığı sistemlerdir.
Paydaş İletişim ve Geri Bildirim Sistemleri: Öğrenci, mezun, işveren ve diğer paydaşların görüşlerini almak için kullanılan anket, forum ve toplantı tabanlı dijital araçlardır.
EVRAKA: Resmi yazışmaların yapıldığı elektronil belge sistemidir.
Etkinlik Takvimi gibi farklı modülleri içeren Harran Portal aracılığıyla tüm bu sistemlere tek bir merkezden erişim sağlamaktadır.
3. İşleyiş ve Yönetim
- Bilgi yönetim sistemi, şeffaflık, erişilebilirlik, bütünlük ve güvenlik ilkeleri doğrultusunda işletilmektedir.
- Tüm veriler düzenli olarak güncellenmekte ve yönetimi gözden geçirme toplantıları kapsamında analiz edilmektedir.
- Paydaşlardan elde edilen geri bildirimler, KYBS’ye entegre edilerek sürekli iyileştirme sürecine dahil edilmektedir.
4. Katkı ve Beklenen Sonuçlar
- Karar alma süreçlerinde veri temelli yönetişim kültürünün güçlendirilmesi,
- Programın eğitim-öğretim, araştırma ve kalite süreçlerinde şeffaflığın artırılması,
- Öğrenci odaklılık, hesap verebilirlik ve sürdürülebilirlik ilkelerinin desteklenmesi,
- Dijitalleşme ve bilgi yönetimi becerileri ile programın ulusal ve uluslararası düzeyde rekabet gücünün artırılması.
📌 Bilgi Yönetim Sistemi, programın stratejik amaç ve hedefleriyle uyumlu bir şekilde çalışmakta olup; Harran Üniversitesi’nin kurumsal politikaları ve yükseköğretim kalite standartları doğrultusunda sürekli geliştirilmektedir.