Bölümümüz, öğretim üyeleri ve öğrencilerimizin taleplerini etkin bir biçimde iletebilmeleri amacıyla Kalite Yönetim Bilgi Sistemi (KYBS) üzerinden bilgi talebi, istek, memnuniyet, öneri ve şikâyet bildirimlerini kabul etmektedir. Öğrenciler, öğretim üyeleriyle ilan edilen gün ve saatlerde yüz yüze görüşebildikleri gibi, iletişim adresleri ya da Öğrenci Bilgi Sistemi (OBS) üzerinden mesaj göndererek de iletişim kurabilmektedir.
Her dönem düzenli olarak Bölüm Başkanı, sınıf danışmanları ve sınıf temsilcilerinin katılımıyla gerçekleştirilen toplantılarda, öğrencilerin dile getirdiği görüş, talep ve öneriler değerlendirilmekte, toplantı gündemleri ve alınan kararlar toplantı tutanağı ile kayıt altına alınarak Fen-Edebiyat Fakültesi Dekanlığına iletilmektedir. KYBS üzerinden yapılan başvurular sistem üzerinden yanıtlanmakta; gelen talepler ise konunun içeriğine göre bölüm içinde ya da ilgili üst birimlerle iş birliği içinde çözülmektedir. Üst birimlerden gelen yazılar ve görevlendirmeler, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) aracılığıyla bölümümüze ulaşmakta ve ilgili geri bildirimler de aynı sistem üzerinden yapılmaktadır.
Harran Üniversitesi Kalite Koordinatörlüğü tarafından belirlenen çerçevede, bölümümüzde her yıl Ocak ayında risk analizleri yapılmakta ve elde edilen veriler KYBS’ye yüklenmektedir. Ayrıca Ocak ve Temmuz aylarında olmak üzere yılda iki kez gerçekleştirilen risk değerlendirmeleri Fen-Edebiyat Fakültesi ile paylaşılmaktadır. Risk analizlerinde karşılaşılan temel sorunlar arasında başarılı öğrencilerin üniversiteye çekilememesi, eğitim-öğretim faaliyetlerine yeterince kaynak ayrılmaması, fiziksel ve teknolojik altyapının yetersizliği, veri güvenliği ve arşivleme konularındaki sorunlar, kurumsal aidiyet eksikliği, öğretim üyeleri tarafından ek ders formlarının hatalı doldurulması ve mevzuata aykırı ders kayıtlarının öğrencilerin mezuniyet süreçlerine olumsuz etkileri yer almaktadır. Ayrıca mali sorumluluk içeren işlemler, öğrenci statüsündeki değişikliklerin ilgili kurumlara zamanında bildirilememesi, cevap gerektiren yazıların geç iletilmesi, tez çalışmalarında nicelik artışına karşın nitelik kaybı yaşanması ve iş sağlığı-güvenliği açısından çalışma alanlarının yetersizliği gibi durumlar da risk unsurları arasında değerlendirilmektedir.
Bölümümüz, Harran Üniversitesi'nin kullanımında olan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), Kalite Yönetim Bilgi Sistemi (KYBS), Öğrenci Bilgi Sistemi (OBS), Akademik Veri İstatistik Sistemi (HAVİS), Tez Yönetim Sistemi (TYS) ve Çizelge Yönetim Sistemi (ÇYS) gibi çeşitli dijital platformlar aracılığıyla bilgi yönetimi ve arşivleme süreçlerini yürütmektedir. Eğitim-öğretim faaliyetleri, Harran Üniversitesi Senatosu tarafından her yaz döneminde ilan edilen Akademik Takvim doğrultusunda planlanmaktadır. Bu takvime uygun olarak, ders kayıt sürecinden bir ay önce öğretim üyeleriyle gerçekleştirilen bölüm toplantılarında dersler ve yürütücüleri belirlenmekte, ders programı ise kayıt haftasından bir hafta önce OBS’ye tanımlanmaktadır. Ders ekle-sil haftasında öğrencilerin ders seçimleri sınıf danışmanları tarafından güncellenmektedir.
Üniversite tarafından belirlenen iş ve işlemler EBYS aracılığıyla bölümlere bildirilmektedir. Bu işlemler, ilgili bölüm komisyonlarında görüşülmekte ve alınan kararlar belirtilen süreler içerisinde ilgili birimlere ulaştırılmaktadır.
Türk Dili ve Edebiyatı Bölümü, Harran Üniversitesi Fen-Edebiyat Fakültesi’nin benimsediği “Planla, Uygula, Kontrol Et, Önlem Al (PUKÖ)” döngüsüne dayanan stratejik plan doğrultusunda faaliyet göstermektedir. Bu kapsamda her yıl Ocak ayında öğretim üyeleri ile yapılan toplantılarda bölümün stratejik hedefleri belirlenmekte, Ocak ve Temmuz aylarında gerçekleştirilen kontrol süreçleriyle hedeflerin gerçekleştirilme düzeyi değerlendirilmektedir.
Stratejik planlama sürecinde öğretim üyelerinin akademik çalışmalarını nitelik ve nicelik açısından artırmak, öğretim süreçlerinin verimliliğini yükseltmek, öğrencilerin bu süreçlere aktif katılımını sağlamak ve kariyer planlarını geliştirmelerine yardımcı olmak temel hedefler olarak öne çıkmaktadır. Öğretim üyelerinin akademik faaliyetleri beyan ettikleri kanıtlarla değerlendirilmektedir. Derslerin işleniş biçimi ve içeriği ise öğrenciler tarafından final sınavları sonrası doldurulan anketlerle ölçülmektedir. Ayrıca, bölüm başkanının ve sınıf danışmanlarının sınıf temsilcileriyle her dönem gerçekleştirdiği toplantılar aracılığıyla öğrencilerin görüşleri alınmakta ve öğretim süreçlerine katılımları sağlanmaktadır.
2024-2025 eğitim-öğretim yılı itibarıyla uygulanmaya başlayan güncellenmiş müfredat kapsamında, Kariyer Planlama, Meslek Etiği, Girişimcilik, İletişim ve Staj gibi derslerle öğrencilerin kariyer gelişimleri desteklenmektedir. Bu derslerin yanı sıra iç ve dış paydaşlarla yapılan görüşmeler de bölümün ve öğrencilerin gelişimine katkı sağlamaktadır.
Altı aylık izleme süreçleri sonunda hedeflere ulaşılamama nedenleri analiz edilmekte ve gerekli düzeltici önlemler alınmaktadır. Yıl içinde gerçekleştirilen tüm bu çalışmaların sonuçları bölüm web sitesinde yayımlanmakta; kalite güvencesi rehberi, Kalite Komisyonu çalışma esasları, iş akış süreçleri, takvimler, görev ve sorumluluk tanımları, bilgi yönetim sistemine dair belgeler, kurumsal risk yönetim planları, paydaş katılım belgeleri, yıllık izleme ve iyileştirme raporları gibi çeşitli içerikler kamuoyu ile paylaşılmaktadır. Tüm bu faaliyetler, sadece mevzuata uygunlukla sınırlı kalmayıp, aynı zamanda kurumun ihtiyaçlarına özgü çözümler üretmeye yönelik sistematik bir çabanın parçası olarak yürütülmektedir